研学籍[2023]字11号
各研究生培养学院（学部）：
为进一步规范学籍学历管理工作，切实做好2023 级新生入学资格审查落实工作，坚决维护教育公平公正，根据《山东省教育厅关于做好普通高等学校 2023 级新生入学资格审查和学籍电子注册工作的通知》（鲁教学函〔2023〕22号）、《山东省教育厅关于开展高校学籍学历管理“双随机、一公开”抽查工作的通知》（鲁教学函〔2023〕23 号）文件的要求，现将我校进一步做好2023级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作通知如下：
一、加强组织领导，成立入学资格审查工作机构
新生入学资格审查和学籍电子注册工作是高校落实国家考试招生政策的一项系统性工作，各单位要高度重视，牢固树立大局意识和全局观念，明确牵头负责的院（部）领导，建立由招生、教务、学工等主要负责同志组成的入学资格审查工作机构，制定具体详细的工作方案，明确职责分工和工作内容，以最严的标准、最密的防线、最实的责任做好入学资格复查各项工作。
二、落实资格审查各环节内容，完善“三张名单”
对照学校新生入学资格审查工作程序，梳理2023级研究生新生报到时审查及复查环节，落实资格审查各环节内容，完善新生入学资格审查“三张名单”（附件1）既入学新生名单、未报到入学名单（详细记录学生未报到原因，涉及请假的学生要标明请假期限）、入学资格审查不通过名单（附带入学资格审查不通过情况的详细报告）。新生入学资格复查按照一人审查，一人复查的程序逐人进行并留存复查记录，复查记录（附件1）需审查人和复查人共同签字确认。
三、核查新生入学照片比对，形成核查报告
研究生院分批分次将新生入学图像采集比对结果以学院（部）为单位反馈各研究生培养单位，对于照片比对结果存疑和未参加图像采集的，培养单位要组织专人通过查阅个人档案、复查招生复试录像及单独谈话等方式确认是否为新生本人，严防冒名顶替，并按照一人复查、一人审核的流程，深入核查原因，形成带有结论性的一人一档核查资料留存学院（部）备查。一人一档资料包括：
（1）关于核查某某研究生新生入学图像的报告（附件2）
（2）2023级新生静态人脸信息及人像比对检测报告书（仅针对照片对比结果存疑的研究生）
（3）某某研究生未参加图像采集的原因（需本人手写，仅针对未参加图像采集的研究生）
（4）个人身份证复印件（带标注“仅做入学资格审查使用”）
（5）前置学历学位证书复印件
（6）其他相关证明材料复印件
四、健全新生学籍档案
各学院要继续为已注册研究生新生建立《学籍档案卡》（附件3），《学籍档案卡》一式两份，一份装入学生档案，一份由学校留存。《学籍档案卡》应当由学生本人使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，粘贴的照片应当为新生入学采集的照片（纸质版照片近期反馈给各学院）。
五、自查新生入学资格审查规范化情况，填写自查表
各学院（部）全过程自查2023级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作情况，对照自查表（附件4）逐项核对落实。
六、提交及存档材料
根据以上工作内容，请各学院（部）于11月14日前将以下材料纸质盖章版提交研究生院学位办公室（浩园教学楼1003）：
（1）新生入学资格审查“三张名单”（附件1）
（2）关于核查某某研究生新生入学图像的报告（附件2）复印件
（3）2023级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作自查表（附件4）
学院存档备查材料如下：
（1）照片比对结果存疑和未参加图像采集的一人一档材料
（2）《学籍档案卡》（附件3）
联系人： 明洁 杨国庆
电子邮箱：qdxwb@qdu.edu.cn
青岛大学研究生院
2023年11月10日
