研学籍[2023]字10号

为做好2023年研究生新生入学资格审查和学籍电子注册工作，加强研究生学籍注册管理，确保招生公平公正，按照《山东省教育厅关于做好普通高等学校 2023 级新生入学资格审查和学籍电子注册工作的通知》（鲁教学函〔2023〕22号）和《全国普通高校新生学籍信息核对流程》的要求，特制定此方案。

一、完善新生入学资格审查机制

成立校院两级领导小组，校领导小组由校长担任组长，分管研究生教育、学生管理方面等工作的副校长担任副组长，研究生院、学生工作处、研究生培养单位的主要负责人担任成员。学院（部）由党委书记、院（部）长为组长，分管学生工作的副书记、分管研究生教育工作的副院长担任副组长，研究生导师和负责学籍管理、学生管理的工作人员担任成员。

校领导小组制定具体、详细、操作性强的工作方案，明确职责分工、工作内容、程序步骤、监督管理、工作时限等要求，确保各项工作衔接顺畅、平稳有序完成。

学院（部）领导小组具体负责本学院新生入学资格的审查、处理工作，对资格审查工作中发现的问题进行调查处理。审核工作流程环节落实到人，做到有据可查、责任可究。

二、规范研究生新生入学资格审查工作程序

学校研究生新生入学资格审查对象为2023年新入学的统招全日制和非全日制硕士、博士，共4009人。

审查办法主要采取学院自查的方式，共分四个部分进行：

   一是入校报到，二是报到后复查，三是入学图像比对，四是形成“三张名单”，即入学新生名单、未报到入学名单、入学资格审查不通过名单。

要对被审查新生逐一建立资格审查工作台账，记录资格审查各环节审查内容、审查方式及审查负责人。有关资料必须存档并严格保管，以备查验。对存在疑点的学生，复查工作应由2名以上工作人员共同进行，并在学校新生入学资格审查登记表上签字确认。

三、明确资格审查各环节审查内容

1.新生报到时审查内容

学院现场审查材料包括本人录取通知书、有效身份证件、毕业证书和学位证书原件、学历认证材料、户口迁移证、全日制学生档案。审查内容包括所提供材料是否为本人材料，应届本科毕业生是否于9月1日前取得本科毕业证书，非应届考生前置学历是否符合报考条件。本人是否能通过身份识别并与毕业证书照片、学历认证材料照片是否一致。

以上入学资格初步审查，合格的办理入学手续，予以注册；审查发现与本人实际情况不符的，及时上报研究生院核查处理。

2.新生入学资格复查内容

（1）入校后至10月31日前，学院（部）工作小组统一组织开展本单位新生面谈、档案查验、专业水平复测等核查。

①认真查验学生提交的本科或前置学历档案内容及其密封状态。档案中未包含本科或前置学历材料的需联系学生本科毕业或前置学历档案所在单位，核实学生档案情况，落实档案寄出及到达时间,限期审查。

②结合新生档案整理工作，与每位新生逐一单独当面谈话，并核对学生本科或前置学历档案、电子档案、党团关系中的身份证明、户口迁移证中的个人信息（姓名、曾用名、出生日期、身高等信息）、照片、简历等重要信息，确认学生身份信息真实准确。

硕士、博士应届研究生的人事档案至少应包含以下内容：高中毕业登记表、本科学生登记表、本科成绩单、本科毕业登记表、学士学位授予决定；博士还应有硕士入学登记表、硕士成绩单、硕士毕业登记表、硕士学位授予决定。

③认真查阅新生档案中是否存在违反国家招生考试规定情形的记录（考试违规违纪记录）。

④导师或导师组对新生入学后学业水平表现与复试时比较存有较大差异的，要采取多种形式进一步进行考察。对于存疑的新生，要及时上报研究生院。

⑤学院为学生建立学籍档案。学院组织全体新生填报《学籍档案卡》，一式2份，一份装入学生人事档案，一份留存在学生学籍档案中，待学生毕业时统一上交档案馆。《学籍档案卡》应当由学生本人使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，粘贴的照片应当为学生入学采集照片。《学籍档案卡》学生手写填好后，学院统一组织进行学生档案字迹比对，对照在校填报的《学籍档案卡》与档案已有手写内容字迹是否一致。

（2）学生工作处心理健康中心负责组织已报到新生进行心理健康测试。

（3）校医院负责组织已报到新生进行全面体检复查。

3.研究生院复查录取情况

（1）10月底前研究生院将统一组织新生图像采集，根据教育部指定的第三方机构进行采集图像的两两比对，即录取照片与国家人口库照片比对、录取照片与入学采集照片比对、入学采集照片与国家人口库照片比对。数据比对结果存疑的反馈至培养单位进行核查。

（2）研究生院结合学院复查情况，按照国家、学校招生规定对学生录取手续及程序、录取资格进行复查。学信网学籍注册前，核对学生身份信息与省级招生部门录取信息（姓名、性别、身份证号等）是否一致或存在缺失，如发现信息不一致或录取数据缺失的，及时联系山东省教育招生考试院核实修正或补充录取数据并上报教育部。信息核对无误后进行新生学籍电子注册。

4.督导检查完善“三张名单”

学校新生入学资格审查工作领导小组组织对学院新生入学资格复查及学籍电子注册工作进行规范化自查（附件），完善“三张名单”既入学新生名单、未报到入学名单（详细记录学生未报到原因，涉及请假的学生要标明请假期限）、入学资格审查不通过名单（附带入学资格审查不通过情况的详细报告），对照学校新生入学资格复查程序和工作环节，调取、查阅新生相关材料和审查记录，对存有疑点的学生逐一复核复验，确保审查结论准确无误。

四、新生学籍电子注册

研究生院按照经省级招生部门核准的录取名册和报到入学新生名单，根据新生资格审查工作的结果，于10月底前规范、准确、完整地在学信网录入新生学籍电子注册信息。在电子注册的过程中，通过学信网核对学生录取信息是否有误和缺失，并及时与招生部门进行复核。对保留入学资格的新生进行网上标注，对放弃入学资格、取消入学资格的新生进行学籍注销，并做好备案。