研学籍字[2022]5号

各研究生培养学院（学部）：

为进一步规范学籍学历管理工作，切实做好2022 级新生入学资格审查落实工作，坚决维护教育公平公正，根据《山东省教育厅关于做好普通高等学校 2022 级新生入学资格审查和学籍电子注册工作的通知》（鲁教学函〔2022〕19 号）、《山东省教育厅关于开展普通高等学校学籍学历管理“双随机、一公开”抽查工作的通知》（鲁教学函〔2022〕24 号）文件的要求，现将我校进一步做好2022级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作通知如下：

一、加强组织领导，成立入学资格审查工作机构

新生入学资格审查和学籍电子注册工作是高校落实国家考试招生政策的一项系统性工作，各单位要高度重视，牢固树立大局意识和全局观念，明确牵头负责的院（部）领导，建立由招生、教务、学工等主要负责同志组成的入学资格审查工作机构，制定具体详细的工作方案，明确职责分工和工作内容，以最严的标准、最密的防线、最实的责任做好入学资格复查各项工作。

二、落实新生未报到情况，提交名单及原因

对未按时报到的新生，各学院（部）要全面了解其未按时报到的原因，做好相应的处理记录，提交名单及原因。

三、核查新生入学照片比对，形成核查报告

研究生院分批分次将新生入学照片（电子版）和比对结果以学院（部）为单位反馈各研究生培养单位，请各单位组织专人以班级（或专业）为单位对入学照片进行审查，确认是否为新生本人，严防冒名顶替。对于照片比对结果异常的，培养单位要按照一人复查、一人审核的流程，通过查阅个人档案、复查招生复试录像及单独谈话等方式深入核查原因，形成带有结论性的核查报告，并按照一人一档在学院（部）整理留存审查资料。一人一档资料包括：

（1）个人身份证复印件（带标注“仅做入学资格审查使用”）

（2）前置学历学位证书复印件

（3）其他相关证明材料复印件

四、落实新生入学资格复查，留存复查记录

根据前期工作通知，各学院（部）须对新生报到所需录取通知书、居民身份证、户口迁移 证(未办理户口迁移除外)、准考证、上一学段毕业证书等材料与考生纸质档案、录取名册、电子档案逐一进行核查，重点审核姓名、身份证号、出生日期、照片、简历、笔迹、父母信息等内容，特别是对新生报到初审时信息不完整不一致、人像比对有异常的新生进行重点核查。新生入学资格复查按照一人审查，一人复查的程序逐人进行并留存复查记录，复查记录需审查人和复查人共同签字确认。

五、健全新生学籍档案

各学院要继续为已注册研究生新生建立《学籍档案卡》，《学籍档案卡》一式两份，一份装入学生档案，一份由学校留存。《学籍档案卡》应当由学生本人使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，粘贴的照片应当为新生入学采集的照片。

六、自查新生入学资格审查规范化情况，填写自查表

各学院（部）全过程自查2022级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作情况，对照自查表逐项核对落实。

七、提交及存档材料

根据以上工作内容，请各学院（部）于11月14日前将以下材料纸质盖章版提交研究生院学位办公室：

（1）2022级研究生新生未报到名单（附件1,需同时提交电子版到邮箱）

（2）照片比对核查报告（内容及要求参照附件2）

（3）2022级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作自查表（附件4）

请各学院（部）做好以下审查资料和档案的整理和存档，研究生院将于11月15至18日到各学院（部）进行现场检查：

（1）照片比对结果异常的一人一档材料；

（2）新生入学资格复查记录（版式可参考附件3，也可以根据学院（部）情况自行记录）；

（3）学籍档案卡。

联系人： 明  洁 杨国庆    

电子邮箱：qdxwb@qdu.edu.cn

    附件1.2022级研究生新生未报道名单.xls

    附件2.关于核查某某等研究生新生入学图像的报告.docx

    附件3.2022级新生入学资格复查记录.xls

    附件4.2022级研究生新生入学资格审查和学籍注册规范化工作自查表.xls

青岛大学研究生院

2022年11月9日